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Diriger à Distance : Conseils pour un leadership solidaire et bienveillant pendant la pandémie du COVID-19

Rédigé par Marie-José (MJ) Bourassa le 23 mars 2020.

Dirigez-vous virtuellement une équipe ? Peut-être que pour vous, le télétravail est un jeu d’enfant, ou peut-être explorez-vous pour la première fois ce type d’environnement. En période d’incertitude, une direction attentive et efficace est essentielle pour maintenir le bien-être du lieu de travail et des employés. Voici quelques principes de base pour générer la confiance et faire preuve d’un leadership virtuel compatissant et solidaire.
 

1. Soyez présent.

  1. Envoyez un court message ou courriel à votre équipe, à chaque matin et fin de journée.
  2. Accusez réception de chaque message d’un membre de l’équipe, surtout si vous ne pouvez pas immédiatement leur offrir une réponse complète.
  3. Familiarisez-vous avec les différentes manières de vous connecter auprès des médias sociaux gratuits– Zoom, Skype, What’s App – et utilisez-les (tout en respectant les politiques de protection des informations sur le lieu de travail) !

2. Soyez empathique.

  1. Considérez que votre personnel puisse éprouver une série de sentiments pouvant être différents des vôtres ou non. Peut-être vous sentez-vous stimulé et interpellé par la nouvelle dynamique du travail à domicile, ou au contraire, incertain, dépassé et démotivé. Peut-être que les membres de votre équipe se sentent isolés, déconnectés et désorientés, ou au contraire, calmes, énergisés et engagés. Une fois que vous aurez pris en compte ce fait, vous pourrez adapter vos attentes et vos interactions, et ainsi vous mettre à niveau avec vos employés.
  2. Vous ne pouvez pas présumer ce que ressentent les autres. Alors, consultez-les !  Contactez les membres de votre équipe et ayez une discussion en tête à tête. « Salut, je viens prendre des nouvelles…comment ça va ? À quoi ressemble ton installation de travail à la maison ?  Quels sont les défis que tu dois relever et comment puis-je aider ? »

3. Créez un milieu de travail inclusif pour réduire virtuellement la distance sociale.

  1. Invitez les membres de l’équipe à partager des photos de leur installation de travail à la maison. Nous sommes tous humains. Ne vous inquiétez pas des moutons de poussière ou de la pile de livres en arrière-plan !
  2. Commencez et terminez vos appels et réunions d’équipe avec un seul mot qui sert à effectuer un « check-in » et un « check-out ». Voici comment procéder :Make sure everyone has a list of participants.
  3. Start and end your team calls and meetings with a one word “check-in” and “check-out”. Here’s how:
    • Make sure everyone has a list of participants.
    • Assurez-vous que chacun dispose d’une liste des participants.
    • Annoncez qu’à partir de maintenant, vous souhaitez commencer et terminer les réunions par un mot « check-in » et un mot « check-out ». Il peut s’agir d’un sentiment ou d’une pensée, d’un verbe, d’un nom, de n’importe quel mot qui exprime votre « état personnel à ce moment précis ».
    • Faites valoir que le mot « passer » est approprié si toute personne souhaite passer son tour.
    • Commencez l’exercice (les premières fois) afin de bien le modéliser.
    • Exprimez un seul mot pendant que les autres écoutent en silence.
    • Nommez la prochaine personne à partager son mot « check-in » parmi la liste des participants.
    • Invitez ce participant à nommer quelqu’un d’autre sur la liste, et ainsi de suite.
    • Après que tous les participants aient partagé leur mot, y compris les réponses « passer », remerciez-les et faites une offre ou des commentaires appropriés en fonction de ce qui a été dit.
    • N’oubliez pas de faire un « check-out » à la fin de l’appel.
    • Voyez cette première expérience comme une manière de briser l’inconfort pouvant être ressenti au début de l’exercice. Vous verrez à quel point il est utile de rester connecté et présent.

4. Faites attention à votre étiquette.

  1. Relisez vos courriels et vos messages textes avant d’appuyer sur « envoyer »,  en vous demandant :
    • Avez-vous inclus les bonnes personnes ?
    • Faites-vous un envoi massif de courriels pour vous faciliter la tâche alors que vous devriez au contraire écrire à une seule personne à la fois, par respect et clarté ?
    • Le ton que vous utilisez est-il seulement interrogatif ou est-il également attentionné?
  2. Vous organisez une réunion d’affaires hors site, mais seulement avec certains membres de l’équipe. Posez-vous la question : est-ce que je le fais parce que je me sens plus proche de ces membres de l’équipe ou est-ce quelque chose que je ferais dans le cadre normal de mon travail ? Veuillez faire preuve de transparence vis-à-vis des autres personnes en les informant de cette réunion. Pour établir et maintenir la confiance, il est important que le personnel sache où se trouvent les membres de l’équipe, qu’il connaisse votre horaire et qu’il soit averti si vous rencontrez des coéquipiers.
  3. Souvenez-vous : présentez vos félicitations et vos encouragements en public et gardez privées les conversations d’apprentissage personnelles.

5. Mettez-vous à l’aise avec le principe de gestion axée sur les résultats.

  1. Le lieu et le moment où les gens effectuent leur travail sont secondaires. C’est ce qu’ils produisent qui compte.
  2. Assurez-vous que chacun des membres de votre équipe et vous-même ayez une compréhension claire et partagée du travail à accomplir et des progrès visés pour la semaine. Essayez d’éviter la microgestion quotidienne ; les gens ont besoin d’espace pour gérer leur nouvelle réalité quotidienne.
  3. Souvenez-vous : la confiance engendre la confiance. La méfiance engendre la méfiance.
  4. Encouragez votre équipe à partager ses habitudes de travail et ainsi l’aider à trouver son rythme à la maison. Par exemple, certains peuvent travailler 3 heures tôt le matin, avant que les enfants ne se lèvent, 1 heure lorsque ces derniers jouent ou font la sieste pendant la journée, et 3 heures et demie après qu’ils se soient couchés. Respectez les ajustements que chacun et chacune doivent faire pour s’adapter à cette nouvelle réalité.
  5. Ne vous attendez pas à ce que tous les membres de votre équipe soient en ligne et disponibles de 9h à 17h comme à l’habitude. Prenez connaissance de leur emploi du temps et convenez d’un moment commun où il est logique que les personnes clés ou l’ensemble de l’équipe se connectent dans la journée ou en semaine.
Soyez ouvert. Connaissez vos points faibles. Travaillez dessus. Établissez la confiance. Apprenez et progressez. Construisez un meilleur lieu de travail.

NewLeaf Performance travaille avec les individus, les équipes et les organisations pour les aider à Diriger. S’engager. et Agir. pour Réaliser™. leur vie professionnelle.

Leadership et santé mentale au travail

Bien-être en milieu de travail

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Comme le cycle des saisons, les organisations doivent constamment s’adapter à leur environnement, que ce soit au niveau des objectifs, des ressources humaines ou du climat organisationnel. Une entreprise étant aussi performante que ses employés, il faut prendre soin de ces derniers.

La santé mentale est un palier important du bien-être. Lorsque des employés sentent que leur voix ne se fait plus entendre, que leurs compétences ne sont pas les appréciées et que le leadership ne correspond aucunement à leurs valeurs personnelles, les effets peuvent être désastreux sur le climat de travail.

Le leadership a donc incidence directe sur la santé et le bien-être en milieu de travail. Les leaders doivent être humbles et faire preuve d’ouverture. Nous devons aussiconsidérer l’importance des générations futures. Les étudiants et futurs employés sont beaucoup plus exposés et conscients à tout ce qui touche la santé mentale. Comme c’est un sujet qui est beaucoup moins tabou pour eux, ils vont s’attendre à une culture qui en tient compte dans les organisations.

Il n’est jamais trop tard pour bien faire

J’entends encore des cadres exprimer qu’ils ne sont pas là pour se faire aimer ou contribuer à l’épanouissement personnel de leurs employés. Cela M’attriste chaque fois. Les leaders doivent comprendre qu’ils peuvent vraiment faire une différence dans la vie des employés.

Voici quelques pistes que peuvent faire les leaders pour apporter des améliorations:

  • Reconnaître l’humanité de chaque individu et ses compétences
  • Connaître et parfaire votre propre intelligence émotionnelle
  • Ne pas laisser la peur de paraître incompétent prendre le dessus
  • Arrimer les valeurs communes des employés avec le mandat de l’entreprise
  • Être présent auprès de ses employés – aller les saluer, discuter avec eux et les inclure avec authenticité
  • Organiser des réunions trimestrielles rapides avec tous vos employés
  • Organizer une retraite annuelle

L’écart de performance et de bien-être entre une équipe axée sur le contrôle et les tâches et une équipe axée sur l’innovation et le renforcement (empowerment) est énorme.  Les recherches indiquent que le rendement sur investissement dans le mieux-être en milieu de travail peut atteindre les 600%.

Nous sommes à votre écoute!

Nous privilégions l’autodétermination de nos clients puisqu’ils sont les mieux placés pour savoir que quelque chose ne fonctionne pas de manière optimale dans leur organisation ou dans leur équipe de gestion, par exemple. Parlez-nous de vos observations, de vos craintes et de vos souhaits pour vous-même en tant que leader, pour votre équipe et pour votre organisation.

Une analyse de vos valeurs culturelles vous offrira un excellent point de départ pour identifier les enjeux et amorcer un dialogue avec vous et votre équipe.

Artcile publié dans la revue LeDroit-Les Affaires (été 2017)